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Um plano de Sucesso para a sua Implantação CRM

Você escolheu o CRM perfeito para o seu time de vendas. Conseguiu as aprovações. O contrato está assinado.

Agora, chegou o a hora de mapear o seu plano de implantação do CRM.

Escolher a ferramenta CRM correta pode ter parecido uma tarefa gigantesca, mas esse é apenas o começo do projeto. Ainda falta levar o seu time até a linha de chegada e começar a usar o novo CRM!

Como garantir que seus representantes de vendas estão usando o CRM efetivamente? Qual a estratégia escolher para não gastar tempo desnecessário e nem perder dados importantes na implantação do CRM? Como configurar o CRM para ter sucesso com as vendas?

Nesse artigo, você vai ver:

  • Plano de implantação CRM: uma estratégia para te levar até o fim da linha;
  • Modelo de plano de projeto para implantação CRM;

Ao final deste capítulo, você terá um plano claro de como iniciar a utilização do novo CRM e de como rastrear o progresso da implantação do começo ao fim!

Plano de implantação CRM: uma estratégia para te levar até o fim da linha

Essa estratégia de implantação é mais do que só migrar os dados informações para o sitema e atribuir algumas tarefas para os representantes de vendas.

Você precisa estabelecer um plano de ação com etapas definidas e gerenciáveis que te levarão do momento de compra até o uso eficiente do novo sistema CRM.

Você está prestes a conhecer uma estratégia de implantação que vai te ajudar a garantir o sucesso desde o primeiro dia.

1. Preparar os dados e informações de clientes

Vamos ser sinceros, os dados dos clientes e leads provavelmente estão uma bagunça.

Independente de onde você esteja guardando essas informações, seja em uma planilha ou um CRM, sabemos o quão fácil é que informações desatualizados se acumulem.

Informações desatualizadas de clientes, leads perdidos a muito tempo, oportunidades abandonadas, oportunidades que não respondem ao seu time de vendas a mais de 6 meses ou mais.

Agora que você está migrando ou implantando um novo sistema CRM, é hora de organizar a casa e limpar essa bagunça. Fazer isso antes da migração vai te salvar dinheiro e tempo.

Além disso, o seu time de vendas vai começar com a “cabeça fresca” em um CRM brilhando que só possui dados relevantes e informações atualizadas.

Separe os dados em 4 seções:

  1. Oportunidades Ativas;
  2. Oportunidades Expiradas;
  3. Clientes Ativos;
  4. Clientes Perdidos (Churn);

Agora, organize os dados de cada seção.

Oportunidades Ativas

  • Procure por duplicatas e mescle elas;
  • Atualize a etapa de negócio, valor estimado do negócio e informações de contato;
  • Encontre oportunidades ativas que estão no seu funil de vendas a muito mais tempo do que a média do Ciclo de Vendas e analise se são oportunidades ativas ou expiradas.

Oportunidades Expiradas

  • Remova as oportunidades que estão a mais de 6 meses sem nenhum contato;
  • Remova as duplicatas.

Clientes Ativos

  • Certifique-se de que todas as informações estão atualizadas;
  • Remova as duplicatas.

Clientes Perdidos

  • Remova os clientes perdidos a mais de um ano e não foram contatados desde então.

Dica: para que essa tarefa seja menos assombrosa e cansativa, trabalhe junto com o seu time. Faça com que os representantes de vendas organize os leads atribuídos a eles dentro dessas quatro categorias. Então, junte-se a eles para fazer uma limpeza em cada seção.

2. Certifique-se de que você tem um processo de vendas bem definido

Os CRMs foram feitos para trabalhar de acordo com o processo de vendas do seu negócio. Se você não tem um processo de vendas efetivo estabelecido para o seu time, um novo CRM não vai ajudá-los a terem melhores resultados do que eles estão tendo agora.

Pense que você está construindo uma casa. Nesse contexto, o processo de vendas é a fundação. O CRM é a caixa de ferramentas.

Com esses dois pilares essenciais preparados, você terá tudo que precisa para construir uma casa resistente e sólida. Pronta para resistir aos desafios do tempo!

Então, invista tempo suficiente para analisar seu processo de vendas atual. Tente identificar gargalos nas etapas do seu funil, você pode fazer isso analisando as taxas de conversão de cada etapa. Converse com o seu time sobre o que está funcionando e o que não está funcionando.

Use esse tempo para polir o seu processo de vendas. Então, você terá um processo mais efetivo e funcional para implentar no seu novo CRM.

3. Prepare um treinamento para o seu time de vendas

Nenhum modelo de implementação CRM estaria completa sem o treinamento da equipe que irá utilizá-lo no dia-a-dia.

Idealmente, você já deve estar utilizando uma versão de testes gratuita do seu novo sistema CRM. Se sim, comece a adicionar o resto do time o quanto antes. Se possível, importe alguns leads ativos e deixe os seus reps experimentarem o novo sistema para acompanhar os leads, enviar e-mails e mais.

Se o seu novo software CRM oferece treinamentos ao vivo ou gravados, melhor ainda. Pergunte a eles se seria possível fazer uma demonstração rápida para o seu time das principais características do sistema.

Encontre conteúdo educacional para que o seu time possa consumir em seu próprio tempo, como treinamentos em vídeos do próprio CRM ou de quem já utiliza o sistema.

Escolha os melhores conteúdos e envia eles para o seu time. Assim, eles vão poder começar a conhecer sobre o novo sistema CRM antes mesmo da implantação ter sido finalzada e quando o CRM estiver pronto para uso, o seu time também estará!

4. Inicie a migração de dados aos poucos

Quando chegar a hora de migrar seus dados, é comum se sentir animado. Mas também é um momento de preocupação. Ao mesmo tempo que isso significa que você e seu time poderão começar a utilizar o CRM para valer, a migração dos dados é sempre um pouco assustador pois ficamos com medo de perder quaisquer informações valiosas.

Caso o seu software CRM ofereça o serviço de migração de dados, ótimo! Isso significa que você está fechando negócio com um sistema profissional, portanto pode relaxar um pouco mais.

Mas já aviso que essa não é uma prática tão comum e na maioria dos casos você estará fazendo a migração por conta própria. É aqui que nossa dica é importante: não tente mover todos os dados e informações ao mesmo tempo. Ao invés disso, faça a migração de pequenas quantidades de informações por vez.

Outra dica é começar a migração pelos leads das categorias menos importantes, por exemplo, oportunidades expiradas.

Além disso, o ideal é que você tenha o backup de todas as informações de forma que seja possível resgatar, ou até iniciar a migração do zero caso alguma coisa dê errado.

5. Personalização do sistema CRM

Com o seu processo de vendas mapeado em mãos, está na hora de iniciar a configuração do CRM de forma que esse processo rode suavemente junto à nossa nova ferramenta.

De forma geral, você provavelmente poderá personalizar os aspectos do CRM de acordo com a lista abaixo:

  • Etapas do Funil de Vendas: a maioria dos sistemas CRM vem com um funil de vendas com etapas de vendas pré-definidas, mas não deixe isso te impedir de fazer os ajustes das etapas de acordo com o processo de vendas que seu time estará usando no dia-a-dia.
  • Permissões dos Usuários: configure as permissões de níveis de usuários. Diretores, gestores e administradores devem ter acesso administrativo, enquanto colaboradores devem ter níveis de acessos menores. A configuração correta das permissões de usuários vai garantir que apenas as pessoas certas possam deletar e editar informações importantes ou fazer ajustes de configurações do sistema.
  • Modelos de E-mail: se seu time fará uso de comunicações por e-mail, agora é a hora de preparar todos os modelos no seu novo CRM. Isso vai evitar que qualquer comunicação feita seja dentro dos padrões e estratégias estabelecidas.

Dica: Por ser um CRM conversacional, na amoCRM você também conseguirá configurar modelos de mensagens rápidas. Dessa forma, seu time não perderá tempo digitando mensagens repetitivas. Além disso, a comunicação com os clientes e leads também ficará mais padronizada.

  • Fluxo de Cadência: configure as sequências de contato que seu time fará, seja via email, ligação, SMS ou mensagens.
  • Dados Personalizados: normalmente as configurações padrão não são suficientes. Então, adicione os campos de informações personalizadas de acordo com as necessidades do seu negócio.
  • Dashboard de Relatórios: a maioria dos softwares CRM permitem a configuração de dashboards de relatórios para que fique mais fácil acompanhar as métricas importantes para o seu processo comercial.

6. Integre o resto da suas ferramentas de vendas

O CRM não é a única ferramenta que seu time vai usar. Chegou o momento de integrar o resto do seu sales stack com o seu CRM.

Isso pode incluir:

  • Ferramentas de geração de leads;
  • Ferramentas de chat;
  • Comunicação interna;
  • Analytics;
  • Ferramentas de gestão de projetos;
  • Ferramentas de documentação;

Configurando as integrações do sales stack corretamenta é um aspecto chave da estratégia de implementação CRM. Certifique-se de testar todas as integrações antes de lançar mão de qualquer automação de fluxo.

7. Teste novas possibilidades junto ao seu time

Com um novo CRM em casa, você e seu time tem muito a explorar. Aproveite a empolgação para experimentar novas funcionalidades disponíveis no seu novo software e veja quais novidades podem dar um boost na produtividade do seu time.

Até aqui, seu time já tem algum treinamento no CRM e já deveria também ter acesso a uma base de leads considerável.

Então, antes de finalizar a migração para o novo sistema, é hora de aprofundar o conhecimento na ferramenta e entender tudo que ela tem para oferecer.

Separe um dia com seu time para testar e explorar todas as funcionalidades disponíveis que vocês não tinham acesso antes.

Por exemplo, se você estiver implementando amoCRM pela primeira vez com o seu time, por que não experimentar uma das nossas funcionalidades preferidas: criação e conclusão automática de tarefas? Isso pode agilizar os processos repetitivos do dia-a-dia e até ajudar na gestão do time!

Além disso, também dá para conectar as redes sociais da sua empresa e centralizar os canais de aquisição de leads. Assim, nenhuma oportunidade fica perdida.

8. Importe o restante dos dados

A essa altura, o CRM está configurado e personalizado, as integrações estão feitas e você já importou uma certa quantidade de informações para dentro do novo sistema. Seu time também já deve estar razoavelmente mais confortável em utilizá-lo.

Agora é a hora de importar o restante dos dados e completar a migração para o novo CRM. Se tudo tiver dado certo, essa também será a última etapa do nosso plano de implementação.

Dica: não delete nenhuma informação até que a migração esteja completa e você tenha se certificado que não existe nenhum problema com os dados importados e de que não vai mais precisar do backup.

9. Rastrear, analisar e informar sobre as metas

Uma vez que está finalizada a implantação CRM e que o seu time está usando o novo sistema, não pense que o trabalho acabou.

Spoiler: ele nunca acaba de verdade.

Mas vamos lá, para que qualquer CRM dê certo e seu time de vendas tenha sucesso em bater as metas, é necessário que haja um trabalho de acompanhamento e monitoramento.

É responsabilidade do gestor de vendas rastrear e relatar o progresso do time em direção as metas de vendas estabelecidas. Para isso, é importante ter bem definido quais serão as métricas acompanhadas e além disso, acompanhá-las diariamente.

Essas métricas e KPIs de vendas são indicadores de quão bem seu time está tracionando, além disso, fazendo a análise correta desses indicadores, você pode fazer um trabalho de direcionamento eficiente.

Algumas métricas que você pode acompanhar são:

  • Ligações e emails por representante
  • Ligações atendidas
  • Taxa de resposta dos emails
  • Taxa de adoção do CRM pelo time de vendas
  • Custo de Aquisição de Cliente (CAC)
  • Life Time Value (LTV)
  • Taxas de retenção e churn
  • Métricas de produtividade
  • Ciclo de vendas

Modelo de Planejamento de Projeto de Implantação CRM

Quer começar o mais rápido possível? Confira a checklist abaixo e veja um resumo das principais etapas do nosso modelo de implantação CRM.

Categorizar as informações e dados

Divida os leads e clientes entre 4 categorias: oportunidades ativas, oportunidades expiradas, clientes ativos e clientes perdidos.

Prepare o seu time para usar o novo sistema

Garanta que todo o seu time saiba como utilizar as principais ferramentas do novo sistema CRM de maneira eficaz

Organize e atualize as informações

Remova informações duplicadas, desatualizadas, oportunidades perdidas ou sem contato por longos períodos e clientes perdidos que você não ouve falar faz anos.

Defina e documente o seu processo de vendas

Prepare a fundação do sucesso comercial do seu negócio. Essa etapa é essencial para que o CRM funcione, independente de qual software você escolheu.

Inicie a migração dos dados

Comece com uma pequena quantidade de informações e vá testando como o processo de migração funciona.

Personalize o novo CRM de acordo com o seu processo

Configure as permissões de usuários, campos personalizados, etapas do funil de vendas, modelos de email, automações de processo e fluxo de cadência.

Faça a integração de outras ferramentas

Certifique-se que a sua sales stack esteja toda integrada ao novo CRM.

Separe alguns dias para aprofundar o conhecimento no novo CRM com o seu time

Teste novas funcionalidades e ferramentas que você não tinha acesso no CRM antigo.

Finalize a migração dos dados e informações

Importe o restante dos dados para dentro do novo CRM.

Identifique as métricas importantes para acompanhar o sucesso das vendas

Essas métricas e KPIs podem incluir taxa de adoção, ciclo de vendas, CAC e LTV.

Crie relatórios para acompanhar a evolução dessas métricas

os stakeholders vão ficar felizes em saber que a implementação valeu a pena e que as métricas estão melhorando.

Como executar seu projeto de implantação CRM

Qualquer gestor de projeto sabe o quão importante uma boa ferramenta de gestão é. Ferramentas de gestão de projeto vão te ajudar a acompanhar o progresso, além de manter organizado o que precisa ser feito em cada etapa da implantação.

Separamos algumas ferramentas populares que podem te ajudar e algumas dicas de como preparar seu projeto dentro de cada uma delas. Veja:

ClickUp

Após muitos testes, a ClickUp foi a ferramenta de gestão de projetos e produtividade mais completa que aprovamos. Serve muito bem desde times pequenos a grandes projetos com múltiplos stakeholders.

No ClickUp, você pode convidar vários usuários para o mesmo time e colaborar em diferentes projetos. Além disso, a ferramenta em si já conta com inúmeros modelos pré-configurados para facilitar os primeiros passos.

Depois de criar um projeto, você pode criar tarefas individuais, categorizar por seções, datas de entrega e responsáveis. Além disso, é possível criar subtarefas e dependências entre tarefas, de forma que o projeto fique bem organizado e cada responsável entre em ação na hora certa.

Uma grande vantagen da ClickUp é a maneira como ela centraliza diversas funcionalidades de gestão de produtividade dentro de uma única ferramenta. Outra vantagem é a facilidade de visualizar o seu projeto de diferentes formas: tabela, lista, quadro kanban, linha do tempo, gantt, calendário e por ai vai.

Trello

Indicamos para pequenas empresas ou times de vendas menores.

O Trello é uma ferramenta baseada exclusivamente no Kanban, e permite que você crie e compartilhe os chamados “quadros”, onde é possível criar tarefas e atribuí-las aos responsáveis.

Indicamentos para pequenas empresas ou times menores pois é uma ferramenta fácil de utilizar e possui uma versão gratuita que se encaixa muito bem para projetos menores. Também possui uma extensa galeria de modelos fornecidos pelos próprios usuários. É só escolher e personalizar de acordo com as necessidades do seu projeto.

Na prática, comece criando uma quadro para o nosso projeto de implantação, configure as diferentes etapas do processo e adicione as tarefas de cada etapa. Caso você ache que dá para investir um pouco mais, na versão paga são liberadas automações e integrações poderosas que podem deixar o processo de gestão de projeto menos atritosa.

Google Sheets

Indicamos para empresas com baixo orçamento, que estão começando agora ou para autônomos.

Com toda certeza não é a ferramenta mais sexy da nossa lista, mas é um baita quebra-galho para os gerentes de todos os nichos. Tanto o Google Sheets quanto o Excel são opções válidas e bastante poderosas, capazes de atender as necessiades da gestão de projeto de forma mais simples.

O mais importante é que essa é uma ferramenta que todos tem acesso e de uso gratuito. As maiores desvantagens é que o fluxo de trabalho não é tão fluído quanto nas ferramentas acima (desenhadas com o objetivo exlusivo de serem ferramentas de gestão de tarefas), e também não é tão fácil compartilhar e colaborar.

Então, se você está com o orçamento apertado, mas precisa colaborar com seu time, talvez seja melhor utilizar a versão gratuita do Trello.

Planeje e implemente o seu novo CRM

Se você elaborar um plano de ação para sua implementação CRM desde o começo, as chances de sucesso ao migrar o resto do time para a nova casa serão muito maiores.

De um bom planejamento você pode esperar:

  • Maiores taxas de adoção: sua equipe com certeza estará mais segura para migrar e utilizar a nova ferramenta.
  • Maiores taxas de conversão: com o CRM alinhado ao seu processo de vendas e o seu time comercial treinado, pode ter certeza que você estará fechando mais negócios.

Está decidido a implementar um CRM para sua empresa? Que tal uma demonstração gratuita de 14 dias da amoCRM?

Se estiver faltando experiência ou tempo para tocar o projeto de implantação por conta própria, nosso time também está pronto para te ajudar com todo processo!